Infelizmente temos visto notícias de empresas, principalmente as de pequeno e médio porte,enfrentando sérias dificuldades financeiras e operacionais, encerrando suas atividades ou simplesmente falindo por conta da crise econômica e do isolamento social causado pela pandemia do novocoronavírus.
Neste considerado pouco tempo de paralisação, principalmente das atividades consideradas não essenciais, o impacto causado nestes negócios foram catastróficos, expondo a fragilidade das empresas e das suas respectivas gestões, demonstrando que uma boa parte não está preparada para enfrentar situações de redução das atividades.
Dentre as causas conhecidas das falências dos empreendimentos destaco a falta de planejamento, o não acompanhamento da rotina da empresa por parte dos seus administradores, descontrole do fluxo de caixa, confusão de lucro ou receita/faturamento com caixa (não são a mesma coisa) e não adaptação às mudanças e necessidades do mercado e do ambiente de atuação.
De fato a maioria carece de uma administração profissional e de uma estrutura de capital para suportar momentos de declínio, mesmo que momentâneo, das suas operações até a retomada do ritmo econômico desejado.
O planejamento deve ser feito para o curto, médio e longo prazos devendo ser acompanhado, revisado e adaptado (sendo, portanto, flexível) sempre que necessário.
As entradas e saídas (fluxo) do caixa devem ser devidamente controladas para conhecer de onde vêm as origens, ou seja, se está entrando dinheiro com as vendas à vista e dos recebimentos a prazos, se há necessidade e negociação para obtenção de capital junto aos sócios ou empréstimos, com a venda de ativos que não estão sendo utilizados, principalmente imobilizados como móveis, instalações, utensílios, veículos e outros; assim como os desembolsos devem ser acompanhados, sejam para com empregados, fornecedores, tributos, juros, parcelas de empréstimos, contas a serem pagas etc.
Tudo isso permite estabelecer o valor de caixa a ser mantido, negociar para obter as entradas de caixa e também para reduzir as saídas, seja aumentando o prazo ou renegociando as dívidas e obrigações, principalmente as mais onerosas como juros e parcelas de empréstimos e financiamentos.
Vale ressaltar que caixa contém os seus equivalentes, como as contas correntes bancárias usadas para movimentação das empresas, como os recebimentos e pagamentos, e também aplicações de curto prazo e de alta liquidez, como poupança, aplicações diárias, CDB e outras que podem ser gerenciadas como disponível pela entidade e assim obter melhores rendimentos e uso para manter o caixa no nível desejado.
Destaco conhecer as origens da receita, a causa da diminuição da mesma neste período e o quanto corresponde às vendas feitas à vista que podem gerar caixa, o nível de estoques e por quanto podem ser vendidos, olhando também o ciclo operacional (período que vai desde a compra da mercadoria até a venda e recebimento), ciclo financeiro (que é o momento que a empresa fica sem a cobertura de fontes operacionais em caixa, ou seja, do pagamento feito ao fornecedor até o recebimento da venda se esta for a prazo) e o ciclo econômico (basicamente é o tempo em que a mercadoria fica em estoque).
Perceba que tais ciclos são mais focados para empresas comerciais, mas valem para todas, permitindo conhecer os prazos e assim realizar as devidas negociações. O efeito pode ser diminuição da redução das receitas, principalmente das operacionais voltadas à atividade principal da empresa, reduzindo o prejuízo e melhorando o lucro. Além disso, pode resultar em melhor organização, análise e controle do capital de giro e da necessidade deste, com a finalidade de manter as suas operações para que as mesmas não sejam paralisadas por falta de recursos.
Também conhecer e gerenciar também os custos e as despesas operacionais e financeiras permite saber onde e como reduzi-las para evitar maiores desembolsos de caixa e também redução de prejuízos e manutenção ou aumento do lucro.
Assim o administrador ou gestor poderá avaliar futuras entradas e saídas de caixa, se preparando melhor para gerenciar suas disponibilidades que pode ser afetado pelas diminuições dos recebimentos e aumento em gastos como demissões, ações trabalhistas e outras contingências que possam surgir.
Tudo isso pode ser observado ao acompanhar a rotina da empresa, conhecendo de fato as suas operações e avaliar gargalo e ociosidades, adaptando as rotinas para uma nova realidade para redução de custos e também potencialização de ganhos, fazendo o negócio se adaptar à realidade operacional e econômica que se encontra, com análise dos cenários social, político e econômico nacional e regional para avaliar e explorar oportunidades e reduzir ou enfrentar melhor as ameaças ao negócio. Também deverá saber o que agrega valor ao negócio, incluindo produtos e serviços, além de melhorar e se necessário reposicionar a marca no mercado.
Gerar uma estrutura de capital, com ativos mais rentáveis e obrigações próprias e com terceiros que sejam equilibradas e apropriadas que dê suporte a empresa para enfrentar situações como esta, mesmo que de certa forma sem precedentes, é crucial para manutenção e sobrevivência do negócio.
Com a ajuda de relatórios econômicos-financeiros como o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado e dos Fluxos de Caixa, o gestor pode realizar uma série de levantamentos e análises citadas no texto.
É momento de focar na gestão! Espero que os negócios possam superar esta crise.