O prefeito Duarte Nogueira Júnior (PSDB) assinou o decreto que cria a Comissão Gestora do Arquivo Público. Com esta medida, será possível transferir, de forma correta, todos os documentos da administração municipal a um prédio que atende as especificações técnicas e legais. “O prédio, localizado na avenida Doutor Francisco Junqueira, está sendo adequado para receber o material que é de extrema importância histórica para cidade”, diz o chefe do Executivo.
Localizado atualmente na rua General Osório, o aluguel do Arquivo Público tem custo mensal de R$ 12 mil aos cofres públicos. Com a transferência, além da economia, o local oferecerá mais facilidade de acesso documentos por parte de pesquisadores e munícipes. De acordo com a secretaria municipal da Cultura, Isabella Pessoti, já está sendo feito um diagnóstico de todos documentos da administração municipal espalhados pelas secretarias, autarquias e fundações.
“Adequamos um espaço para realizar a triagem detalhada dos documentos. Lá, o material será higienizado, catalogado e organizado”, explica. De acordo com a secretária, a próxima etapa será transferir os documentos para o novo local. “O prédio novo ainda está passando por adequações para dar ao arquivo público as instalações que a lei preconiza. Finalizado, oficializaremos a abertura ao público”, diz.
O decreto, publicado no Diário Oficial do Município (DOM) desta sexta-feira, 23 de fevereiro, cria a Comissão Gestora do Arquivo Público Municipal de Ribeirão Preto, que será vinculada à Secretaria Municipal da Cultura. Será composto por um membro das pastas de Administração, Cultura, Fazenda, Planejamento e Gestão Pública e Saúde, designados pelo Executivo sendo que, a presidência da comissão será exercida por um representante da Secretaria da Saúde.
A comissão deverá submeter seus pareceres e propostas de encaminhamento à apreciação do Comitê de Otimização do Gasto Público (Cotim) do Conselho de Controle das Empresas Municipais (Coem), que contará com a presença de representante da Secretaria da Cultura.
Duarte Nogueira também assinou decreto que cria a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (Cada), com o objetivo de implementar a política de gestão documental nos órgãos da administração municipal. Serão 28 membros das administrações direta, indireta, autárquica e fundacional, e ficará vinculada à Secretaria Municipal da Cultura, responsável pelo Sistema Municipal de Arquivos, coordenada pelo diretor do Arquivo Público e Histórico de Ribeirão Preto.
“A comissão levará à melhor organização e hierarquização de documentos públicos e ampliará o acesso das pessoas a estas informações, ampliando a transparência na divulgação de dados recentes ou históricos”, diz Nogueira. Uma das principais missões da comissão será a implantação da política de gestão documental. Também deverá coordenar a eliminação de documentos e propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos que serão0 destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente.
A comissão também deverá estabelecer critérios de acesso aos documentos, orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações da prefeitura de Ribeirão Preto, objetivando assegurar o amplo acesso e divulgação. O colegiado deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho para otimizar suas ações.